RciTools - Application Mailing

Fonctionnalités principales

- L'objectif de ce progiciel est de permettre à des utilisateurs réguliers ou occasionnels de gérer simplement des listes de publipostage avec un effort minimal de saisie.

- Le logiciel propose à l'utilisateur des listes de diffusion "pré-établies" qu'il peut simplement mettre en oeuvre pour obtenir des planches d'étiquettes, des fichiers de publipostage ou des feuilles Excel.

- L'utilisateur peut également créer ses propres listes "par dérivation" de listes existantes, que celles-ci soient des listes prédéfinies ou qu'il a créé lui-même auparavant.

- Les adresses sont liées à celles de la base de données des adresses de l'entreprise. En cas de mise à jour des adresses, par le service compétent, les adresses des listes de diffusion sont automatiquement mises à jour.

- Mais l'utilisateur peut également introduire ses propres adresses, qu'il gérera complètement lui-même, ainsi que désélectionner (temporairement) certaines adresses ou tout simplement les retirer d'une liste personnelle.

- Les planches d'étiquettes sont fournies automatiquement en PDF/Acrobat, dans des formats standards selon la norme Avery. Les étiquettes peuvent ainsi être imprimées sans aucun réglage délicat ou fastidieux.

- L'interface utilisateur est entièrement en mode HTML. L'utilisateur n'a besoin que des logiciels suivants : Un navigateur HTML (Netscape 4.5, Internet Explorer 4.0, ou plus récents), le reader Adobe Acrobat, le tableur Microsoft Excel (97 ou plus récent). Le système d'exploitation peut être Windows 95,98,NT ou 2000, Macintosh OS, Unix, Linux. 

- Le logiciel fonctionne en Internet ou Intranet, avec une sécurisation par mots de passe et "jetons logiciels" accompagnant les transactions HTML. Le mécanisme des cookies est volontairement non utilisé, le logiciel laissant totalement intact et inchangé le poste client.

Listes standards et listes personnelles

Figure 1 - Ecran de sélection d'une liste

• Le nom de l'utilisateur est rappelé. Il a été obtenu suite à l'identification par mot de passe.

• A gauche des listes, la petite clé jaune indique que la liste est prédéfinie. Cela indique qu'elle n'est pas modifiable par l'utilisateur, et automatiquement tenue à jour.

• A gauche des listes, la petite enveloppe ouverte indique que la liste est spécifique à cet utilisateur. Il est le seul (à part l'administrateur) à pouvoir consulter les adresses qui y sont stockées. Les listes personnelles peuvent être "dérivées" de listes standards. A ce moment l'utilisateur pourra ajouter supprimer des adresses, laissser les adresses "reliées" à celles de la base de données ou au contraire, pourcertaines fiches "couper le cordon" avec la base de données. Dans ce dernier cas, il devra lui-même gérer les changements éventuels d'adresses.

• A droite des listes, le nombre de fiches de chaque liste est indiqué. 

• Pour accéder et utiliser une liste, il suffit de cliquer sur le lien. Chaque souligné correspond à un lien actif. Pour créer une nouvelle liste personnelle, il suffit de cliquer sur le bouton "Créer une liste". 

Connexion, identification

Figure 2 - Ecran de connexion

• L'utilisateur introduit l'identifiant et le mot de passe que l'administrateur lui a attribué. Une connexion est valable pendant une durée paramétrable (par exemple une heure). Au bout de cette durée, une nouvelle identification doit avoir lieu.

• Le système va vérifier si l'utilisateur existe, si le mot de passe (codé dans la base e données) est correct, si l'utilisateur est autorisé à accéder à l'application mailing, si oui avec quels droits. Les affichages qui seront ensuite dynamiquement générés par le serveur dépendront directement des droits de l'utilisateur.

Vue d'ensemble d'une liste de diffusion

Figure 3 - Affichage d'une liste de diffusion

• Le libellé de la liste ainsi que son identifiant (unique) sont rappelés.

• Selon que la liste est modifiable ou non par un utilisateur, les champs qui suivent apparaissent dans des zones éditables HTML ou sous forme de texte non modifiable.

• Le Champ Description permet de mémoriser des informations telles que auteur,objet, date, constitution, confidentialité, etc.  d'une liste.

• Le Champ Destinataire permet, s'il est renseigné, d'occulter, lors de la génération des planches d'étiquettes,  les informations Nom, Prénom et Civilité. On souhaite parfois ne pas s'adresser de façon nominative aux correspondants, mais en faisant référence à une fonction telle que "Monsieur le Directeur" ou "Monsieur le Président".

• Le Champ "Valide" est destiné aux administrateurs et leur permet de "mettre au point" de nouvelles listes, à partir de requêtes. Tant qu'ils ne souhaitent pas encore "publier" une liste,il conserveront ce champ non renseigné.

• Le Champ "Compte" est destiné aux administrateurs et leur permet d'affecter une nouvelle liste, réalisée à partir d'une requête (SQL) à la base de données, à tel ou tel utilisateur (identifié par son numéro interne), ou au contraire à l'ensemble des utilisateurs.

• Les boutons qui suivent permettent, respectivement, de revenir à l'ensemble des listes, supprimer la liste actuelle ou enregistrer les modifications (sous réserve du droit de le faire), ajouter une nouvelle fiche (manuellement) à la liste en cours.

• La série suivante de boutons sont destinés à imprimer des planches d'étiquettes (en format Adobe Acrobat PDF), générer des fichiers de publipostage (ASCII délimité) et générer des extractions en format Microsoft Excel.

• Puis on visualise l'ensemble des adresses  de la liste, sous forme d'un tableau. Chaque zone soulignée est "cliquable" et permet d'accéder à la fiche en question. La "coche" à droite d'une ligne indique si cette adresse est sélectionnée (pour la prochaine impression) ou non.

Edition d'une fiche particulière

Figure 4 - Visualisation et modification d'une fiche

• La Source de l'adresse permet de définir si on souhaite que l'adresse de cette fiche soit automatiquement liée à une adresse d'organisme de la base de données, ou bien non liée.

• Lors de la création (par une requête) d'une liste de diffusion, un pointeur (numéro d'organisme) a pu être automatiquement spécifié. C'est ce numéro qui permettra ensuite l'actualisation des adresses. En cas de création manuelle de fiches, ceci est sans objet.

• La case à cocher "Fiche sélectionnée" permet, en la décochant, de ne pas imprimer provisoirement une adresse, tout en la conservant pour une réactivation ultérieure.

• Les informations suivantes peuvent être saisies: Sigle de l'organisme, Sigle développé, adresse 1, adresse 2 (complément d'adresse), code postal, ville,  Civilité (M., Mme, ...) , Prénom, Nom, Fonction, Téléphone, Fax, e-mail, une valeur-code (destinée à être imprimée dans un coin des étiquettes) et une remarque (texte libre).

• Le code peut correspondre par exemple à un numéro d'abonnement ou de commande, ou à une référence particulière de livraison.

• Les boutons qui suivent permettent de revenir à la vue d'ensemble de la liste (sans enregistrer les éventuelles modifications), supprimer la fiche, enregistrer les modifications (attention, la règle en interface-HTML est l'enregistrement volontaire des modifications).

Planches d'étiquettes

Figure 5 - Exemple de planche d'étiquettes

• L'expérience montre que la création de planches d'étiquettes, et surtout le calage de celles-ci est une opération délicate et souvent redoutée par les utilisateurs de logiciels bureautiques. C'est pourquoi on a cherché à simplifier au maximum ce processus, en créant automatiquement des documents PDF/Acrobat comportant de 1 à n planches d'étiquettes, dans un même document.

• L'utilisateur choisit simplement s'il souhaite des étiquettes en 2 ou 3 de front, dans les formats standards Avery DP245 (3 de Front) et Avery DPS16 (2 de Front). 

• Puis  le logiciel crée directement sur le serveur un fichier PostScript correspondants à l'ensemble des planches d'étiquettes, et ce fichier est automatiquement traduit, sur le serveur, en document Adobe Acrobat PDF, lisible sur le poste client, avec un simple "Reader" Acrobat gratuit.

• Un simple lien, dans une fenêtre HTML, permet d'accéder aux planches d'étiquettes, depuis le navigateur. Selon lafaçon dont Adobe Acrobat Reader a été installé, les planches d'étiquettes apparaissent àl'intérieur d'une fenêtre du navigateur, ou bien à l'extérieur, dans une application autonome Acrobat Reader.

• Les documents Acrobat générés sont sécurisés. Des noms aléatoires leur sont attribués, de façon à empêcher quiconque d'accéder à une planche précise d'étiquettes, s'il n'en a pas lui même déclenché la génération. Ceci répond au caractère confidentiel de nombreuses listes de diffusion.

• Une fois la planche d'étiquettes générée et téléchargée, l'utilisateur est libre de la conserver (en l'enregistrant sur son disque dur) ou de simplement déclencher une impression, sans conserver la planche d'étiquettes.

Sortie vers Microsoft Excel ou sous forme de fichier de publipostage

Figure 6 - Exemple de génération vers Microsoft Excel

• Le module Mailing - RciTools implémente une  fonction de génération vers Microsoft Excel, similaire à ce que permettent d'autres modules de la gamme RciTools, mais orientée vers les relances téléphoniques.

• Suite à la génération de planches d'étiquettes ou de fichiers de publipostage, il est très utile de pouvoir effectuer des relances téléphoniques. C'est l'objet de cette fonction qui exporte vers Excel, une ligne par fiche adresse, en ajoutant aux informations générées sur les étiquettes, le téléphone, le fax et l' identification de la fiche.

• Les téléphones et les fax, afin d'être plus lisibles dans des cellules Excel, sont automatiquement formattés avec des symboles _ entre les groupes de deux chiffres. Exemple:   08_32_71_24_59

• Le document Excel est affiché, selon le navigateur, soit dans un document Excel ouvert dans l'application Microsoft Excel, soit directement sous forme d'un cadre à l'intérieur du navigateur.

Fonctions pour l'administrateur

• L'administrateur, comme les utilisateurs, travaillent en mode HTML sécurisé, que ce soit en Internet ou Intranet. 

• L'administrateur peut créer des requêtes en langage SQL, soit directement, soit en s'appuyant sur des requêtes mises au point dans le module RciTools Oracle-HTML. Dans ce cas, il suffit d'indiquer la référence d'une requêtes (au point et "publiée") pour que celle-ci soit la base d'une nouvelle liste de diffusion.

Figure 7 - Exemple de spécification d'une requête SQL avec RciTools-HTML

• C'est l'administrateur qui décide, sélectivement, de déclencher les "rafraichissements" des adresses "liées" à la base de données principale. Il ne faudrait pas en effet qu'une telle mise à jour ait lieu pendant une phase de mise à jour de la base de données principale.

• L'administrateur créée, modifie, visualise les utilisateurs, leur attribue des droits sur un ou plusieurs modules  interactifs de la famille RciTools, tout ceci à distance et en mode HTML.

• Une fonction de "Log" mémorise l'ensemble des actions et transactions effectuées. L'administrateur peut formuler (dans le module RciTools Oracle-HTML) des requêtes destinées à filtrer et visualiser des évènements particuliers.

Intranet ou Internet

• Les modules RciTools sont conçus pour fonctionner en mode interne à une entreprise (et à son réseau) ou en mode externe internet/intranet. Dans tous les cas les mêmes algorithmes de sécurisation sont utilisés. L'accès à l'application RciTools- Mailing est toujours contrôlé par un identifiant et un mot de passe.

• Logiciels requis pour le fonctionnement du module RciTools-Mailing sur un serveur : Oracle 8.0.5 (ou plus récent), Oracle Application Server (4.0.8 ou plus récent), RciTools Oracle-HTML (4.06 ou plus récent),  Adobe Acrobat Distiller.

• Systèmes d'exploitation conseillés du serveur : Windows NT SP 5 ou Windows 2000. 

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- RCI Informatique SA