Oracle HTML DB - RciTools - Gestion de frais professionnels

HTML DB, RciTools - Gestion de frais professionnels
RCI Informatique, Juin 2005

1 - Objectifs

RciTools - Gestion de frais professionnels est une application développée avec Oracle HTML DB

Son objectif fonctionnel est de permettre aux collaborateurs d'une entreprise de saisir leurs frais de déplacement, avec un simple navigateur.
Le ou les responsables valident ensuite les saisies effectuées. Des états sont créés.
Les frais validées sont ensuite exportés soit vers une application comptable soit vers un tableur, avec des imputations comptables et analytiques.

Ses principales caractéristiques techniques sont :

- Fonctionnement en Internet / Intranet, rien à installer sur les postes de travail
- Postes de travail et/ou Serveur peuvent être sous Microsoft Windows, Apple Macintosh OS, Linux, etc.
- Application et données entièrement sur le serveur
- Développement 100% standard Oracle, HTML DB et PL/SQL
- Fiabilité/performances d'Oracle et ergonomie/professionnalisme de l'interface HTML DB

2 - Saisie de leurs frais par les utilisateurs

- Après s'être identifié avec son nom et un mot de passe, l'utilisateur accède directement à l'écran HTML de visualisation et de saisie de ses frais.
- La première partie de l'écran est un état, organisé en n pages de 15 lignes, présentant les frais déjà saisis
- La deuxième partie est un formulaire permettant la saisie de nouvelles lignes ou la modification de lignes déjà saisies.
- Des choix permettent d'indiquer la nature des frais, le projet auquel une ligne se rattache, la période d'imputation
- A tout moment sont visibles les frais déjà validés par le responsable, ainsi qu'un éventuel message indiquant pourquoi une ligne n'a pas encore été validée

3 - Les lignes de frais "validées" deviennent non modifiables

- Une fois qu'un certain nombre de lignes de frais ont été validés par les responsables, il n'est plus possible de les modifier ni de les supprimer.
- De même les frais des périodes passées, et qui ne sont plus "actives" à la saisie, ne sont plus modifiables.

4 - Etat des frais d'un utilisateur

- Pour toutes les périodes ou pour une seule période
- A l'écran, avec un mécanisme de pagination et de totaux
- Lien destiné à exporter vers Excel , depuis le navigateur HTML, les informations

- Export vers Excel :

5 - Les utilisateurs sont créés et gérés par leurs responsables directs

- Il existe trois profils: les utilisateurs "simples", les responsables et l'administrateur
- Un responsable accède à l'ensemble des données des utilisateurs qui lui sont rattachés

Dans l'exemple ci-dessous le responsable Pascal LEROY a deux utilisateurs sous sa responsabilité directe.
Marc DURAND a été déclaré comme lui même "responsable". Il peut donc également gérer les collaborateurs qu'il aura créé.

6 - Les responsables créent et modifient les mots de passe des utilisateurs qui leur sont rattachés

7 - Les responsables valident les saisies effectuées par les utilisateurs qui leur sont rattachés

- Le responsable commence par sélectionner l'un des utilisateurs qu'il contrôle
- Puis la validation est effectuée dans une grille de saisie, présentant les différentes lignes de l'utilisateur sélectionné.
- Le responsable peut modifier les informations suivante: Période, Catégorie, Mode de réglt, Projet auquel cette dépense est affectée
- Il doit également valider les frais qui lui semblent justifiés, et éventuellement saisir des remarques dans la zone prévue

8 - L'administrateur accède à l'ensemble des utilisateurs

- Selon les profils, les onglets changent
- L'administrateur peut avoir également des utilisateurs sous sa responsabilité directe

9 - Les catégories de frais sont paramétrables

- Les intitulés sont présentés lors de la saisie dans l'ordre indiqué
- A chaque catégorie de frais, une imputation comptable peut être affectée

10 - Les périodes de saisie sont paramétrables

- Une période est définie par une date de début et une date de fin
- A tout moment plusieurs périodes peuvent être actives

11 - Les projets sont paramétrables

- Chaque ligne de frais peut être affectée à un "projet"
- Il n'est proposé que les projets "actifs" (et non pas les "anciens projets")
- La liste des projets est commune avec un autre module de gestion, distinct de celui-ci, destiné au suivi des temps passés par chaque collaborateur, pour différents projets (ou clients)

12 - Les modes de réglement sont paramétrables

13 - C'est l'administrateur qui contrôle l'export des écritures vers la comptabilité, un autre système de gestion

- Ou tout simplement une exportation vers le tableur Microsoft Excel

14 - L'administrateur contrôle complètement les données de l'application

- HTML DB permet l'accès direct aux tables de données, listées ci-après.
- Des commandes simples de purge ou de sauvegarde des données sont utilisables, toujours avec une interface HTML

15 - Environnement technique nécessaire au fonctionnement de cette application

Pour plus d'informations sur Oracle HTML DB :

www.rci-informatique.fr/htmldb/

Cette application étant 100% web (HTML), elle peut être utilisée au choix, soit en environnement de serveur mutualisé, soit avec votre propre serveur Oracle :

- Soit un hébergement mutualisé Oracle HTML DB

Quelques sociétés proposant ce type d'hébergement mutualisé :

                www.myhtmldb.com

        www.revion.com/services

        www.htmldb-hosting.com

- Soit Oracle 9i versions 9.2 ou plus récente, complété par HTML DB (téléchargement libre depuis le site d'Oracle)

- Soit un licence pour serveur "entrée de gamme" Oracle 10G standard edition one (qui comporte également le serveur Apache intégré, et HTML DB)

- Soit une licence pour serveur Oracle 10G version standard ou version entreprise (qui comportent également le serveur Apache intégré, et HTML DB)

- Soit un serveur Oracle 10G et Oracle Application Server 10G (dans ce cas on utilisera Oracle Application Serveur 10g à la place du serveur Apache intégré dans Oracle 10G)

16 - Coût de licence d'utilisation de cette application

- Acquisition de la licence pour installation dans un "workspace" HTML DB, pour une société et un maximum de 50 utilisateurs (dans la table FR_Personnes) :    990 euros HT

- Maintenance annuelle (nouvelles versions, corrections, etc):    490 euros HT / an

- Prestations complémentaires, développements complémentaires, modules complémentaires, formation à la programmation Oracle HTML DB, installation et configuration sur site:   Nous consulter

Aux prix hors-taxes (HT) s'ajoute une TVA à 19,6%